Metode "GRUPĒŠANA" - KAS tā ir un KĀDU vērtību tā pievieno

Lasīšanas ilgums: 20min;
Metode: Grupēšana;
Saturs: Teorija;
Atslēgvārdi: #apkopošana; #kopīgā meklēšana; #grupēšana; #kopas un apakškopas; #īpašības; #darbības; #ideju un iespēju grupas;

Šajā rakstā aprakstīšu vienu no ļoti vērtīgām dizaina domāšanas palīg-metodēm. Grupēšanu. Šīs metodes vērtība nav gluži tajā, ka tā palīdzēs atklāt kaudzēm jaunu, augstas pievienotās vērtības ideju. Gluži pretēji – šī metode palīdzēs no daudzām jo daudzam idejām iegūt mazākas un pārskatāmākas ideju kopas. Un tas ir absolūti nepieciešams vērtības domāšanas un radošo risinājumu meklēšanas procesā. Kāpēc? Tāpēc, ka pēc katras aktivitātes, kurā iegūstam kaudzēm jaunu ideju, rodas arī jautājums - un ko ar visu šo tagad tālāk iesākt? Lai turpinātu ar šīm idejām veiksmīgi strādāt, tās ir nepieciešams sagrupēt un sakārtot pārskatāmās kopās. Kā to vislabāk izdarīt? Par to arī rakstīšu turpmāk šajā rakstā.

Kāpēc grupēšānas metode ir tik aktuāla?

Iedomājieties šādu situāciju: esat radošā darba sesijā kopā ar astoņiem citiem cilvēkiem. Sesijas mērķis ir apzināt iespējas, kā palīdzēt jaunajām māmiņām veiksmīgi atgrieztie darba vidē. Jūsu grupā ir daudzveidīgs dalībnieku sastāvs – gan sievietes, gan vīrieši, gan esošie, gan arī topošie vecāki un vēl arī kāds jaunāks cilvēks, kas tikai vēl plāno kādreiz par vecāku kļūt. Iepriekšējo pusstundu esat vēltījuši dažādu problēmfaktoru apskatei un risinājuma ideju ģenerēšanai. Pusstundas laikā vidēji katrs dalībnieks ir sadomājis ap piecpadsmit dažādām idejām un iespējām, kā jaunajām māmiņām darbā atgriešanās posmu varētu atvieglot. Tātad kopā šobrīd no darba virsmas uz jums raugās simts divdesmit ideju un jautā – ko darīsim tālāk? Vai jūtaties priecīgs par paveikto darbu vai drīzāk nobijies un neizpratnē par to, no kura gala šim zilonim labāk ķerties klāt?

Šādas situācijas nav retums un patiesībā nozīmē, ka iepriekšējā (ideju ģenerēšanas) sesija ir noritējusi veiksmīgi. Ideju ģenerēšanas sesijās nedrīkst ierobežot ideju skaitu un, jo vairāk jaunu ideju tiek atrast, jo labāk. Tāpēc vēlāk apstrādājamo ideju daudzums jūs nedrīkstētu biedēt. Pietam, jūs pamanīsiet, ka iekļaujot savā darba grupā dažādus cilvēkus, jūs nonākiet arī pie ļoti dažādām idejām. Daudzas idejas mēdz būt diametrāli pretējas, bet daudzas arī līdzīgas. Dažas no tām aprakstīs idejas, ko darīt, bet citas – ko nedarīt. Kādas būs jaunas īpašības, citas būs jaunas darbības, bet vēl citas – nākotnes izspētes vajadzības. Līdz ar to, idejas vienkārši nebūs savstarpēji salīdzināmas un novērtējamas. Un arī pie balsošanas īsti nevaram ķerties klāt. Pirmkārt, var būt grūti paturēt galvā un atcerēties visas idejas, kad jāveic balsošana. Otrkārt, daudzas idejas var būt līdzīgas – kuru no tām tad izvēlēties balsojot?

Šādās reizēs prātīgākais, ko varam darīt, ir lūkoties pēc veida, kā šo plašo kopu atkal sašaurināt līdz pakāpei, ar kuru komfortabli varēsim strādāt tālāk. Un ideju grupēšana jums lieliski palīdzēs to izdarīt. Ideju grupēšanas laikā jūs meklēsiet līdzīgas idejas, idejas ar līdzīgām pazīmēm vai izpausmēm, un apvienosiet tās visas vienā grupā. Grupēšana jums palīdzēs vieglāk izvēlēties turpmāk attīstamo tēmu. Pie tam, ļoti bieži turpmāko darbību jūs turpināsiet ar tēmu kā vienu veselumu, nevis strādāsiet ar katru ideju, kas tēmā tika iekļauta. Tas būtiski samazina sarežģītību. Detalizētāk par to zemāk, metodes gaitas aprakstā.

Bet, pirms ķerties pie metodes gaitas apraksta, gribu arī uzsvērt šīs metodes aktualitāti ārpus radošajām sesijām, kuras aprakstīju iepriekš. Arī ļoti daudzās citās jomās un lomās saskaramies ar problēmu, kā optimizēt lielu skaitu ieplūstošo ideju. Piemērām, klientu apkalpošanas, apmācību, ražošanas procesos, un citi. Reiz dzirdēju no apmācību vadītājas, ka viņu interesē tikai apmācību dalībnieku novērtējums piecu baļļu sistēmā. Kvalitatīvā atgriezeniskā saite viņu atbaidīja, jo viņai nebija instrumentu, kā to apstrādāt. Taču tā, manuprāt, ir fundamentāla kļūda. Jo tieši kvalitatīvais novērtējums mums var sniegt daudz vairāk iespēju uzlabot aktivitāti nākamajās iterācijās. Un lūk, grupēšanas metode būs lielisks palīgs lielas informācijas kopas sakārtošanai.

Metodes gaitas apraksts

1. Soļa mērķis: Nosakiet skaidru sagaidāmo rezultātu
   Kā jau vienmēr, pirms uzsākt kādu aktivitāti, obligāts priekšnosacījums ir skaidri definēt sagaidāmo rezultātu. Visai bieži mērķis būs vienkārši atrast saistības un sagrupēt līdzīgās idejas kopā. Taču vēl vērtīgāk var izrādīties padomāt vairākus soļus uz priekšu un uzdot sev jautājumu – ko es pēc tam iesākšu ar iegūtajiem rezultātiem? Vienkārši sagrupētas informācijas vietā man, varbūt, labāk noderēs grupas, kas atbilst mani interesējošām īpašībām. Es varētu meklēt, piemēram, dažādas darbību grupas, dažādas īpašību vai varbūt komunikācijas kanālu grupas. Vai varbūt mani interesē dažādas funkcijas vai lomas, kas ir iesaistītas procesa izpildē? Ja es zinu savu mērķi, es varu definēt ari konkrētākus uzdevumus grupēšanas aktivitātei.
   Tāpat ir vērts pārdomāt, cik daudz grupu gribam iegūt tālākai apstrādei. Ja grupu daudzums mūs nebiedē, tad varam pievienot papildus nosacījumu - maksimālo ideju skaitu, kas drīkst atrasties vienā grupā Piemēram, nosakot maksimālo ideju skaitu grupā “pieci”, mēs aktivitātes dalībniekiem dodam uzdevumu meklēt kopīgās īpašības un grupēt ne vairāk kā piecas idejas vienā grupā. Šādā gadījumā, ja grupēšanas rezultātā iegūtas grupas ar sešām, desmit un trīspadsmit idejām, mēs darbu vēl nevaram beigt. Mums ir darbs jāturpina un jāatrod jaunas grupēšānas asociācijas tik ilgi, līdz katrā no grupām nav vairāk par piecām idejām. Kam tas vajadzīgs, jūs varbūt domājat? Tas vajadzīgs tāpēc, lai turpināto radošo procesu un meklētu vairāk kopīgo īpašību dažādām idejam. Piemēram, vienas grupas “Klientu atbalsta iespējas” vietā varat iegūt trīs grupas: “Klienta vajadzību personalizācija“, “Video formāta skaidrojumu”, “Automatizēts klientu atbalsts”. Piekritīsiet, ka pēdējās trīs grupas ir daudz detalizētākas un precizāk apraksta iespējas. Rezultāts ir tā vērts!
2. Soļa mērķis: Iepazīstiniet ar izvēlem
   Pirms sākt pašu grupēšanu, protams, ir jāizprot tie elementi, kas tad tiks grupēt. Šīm grupējamām idejām jābūt redzamām un saprotamām.
   Šeit svarīgi uzsvērt, ka visiem dalībniekiem vajadzētu izprast katru no idejām vienādā veidā. Piemēram, ja kāda no izvēlēm ir formulēta kā “Nodrošināt apmācības” – vai visi dalībnieki vienādi saprot, par kāda veida apmācībām ir runa? Ja kādi dalībnieki šo izvēli uztvers kā klātienes apmācības 6 mēnešu garumā, bet citi kā online apmācību kursu 2h garumā, tad grupēšanas procesā var rasties problēmas. Ja skatīsimies uz apmācībām kā uz vienu grupu, tad problēmas visticamāk nebūs. Taču, ja idejas grupēsim ātri iegūstamo ieguvumu un vairāk investīciju prasošo ideju grupās, šīs lapiņas piederību grupai noteikt būs grūtāk.
3. Soļa mērķis: Sagrupē līdzvērtīgas idejas vienuviet
   Kad ir skaidrība par mērķi, noteikumiem, ja tādi ir, un arī ir skaidrība par idejām, kas ir jāgrupē, var uzsākt arī pašu grupēšanu.
   Sāc ar vienu ideju un novietieto to uz tukšas darba virsmas. Šī būs pirmā ideja pirmajā grupā.
   Pēc tam ņem nākamo ideju un pajautē pārējiem grupēšanas dalībniekiem – vai aprakstītā ideja ir līdzīga iepriekšējai, vai tomēr atšķirīga? Ja ideja šķiet līdzīga, novieto to pie jau iepriekš novietotās, un pirmajā grupā būs jau divas idjeas. Taču, ja ideja šķiet atšķirīga, novietu arī šo ideju jaunā vietā un šī būs pirmā ideja jau citā grupā. Tāpat turpini ar trešo un nākamajām idejām, līdz visas idejas ir sagrupētas vai novietotas atstatus no grupām, kurās tās neiekļaujas. Ļoti iespējams, ka jums būs arī vairākas idejas, kas būs palikušas vientuļas un citus līdziniekus neatradušas. Šādos gadījumos, atkarībā no situācijas un vajadzībām, varat atstāt šīs idejas kā solo zvaignes vai arī apvienot tās vienā grupā.
4. Soļa mērķis: Pārskati grupas un atrodi tām nosaukumu
   Kad šķiet, ka visas idejas ir sagrupētas, pārskatiet katru no grupām atsevišķi. Pārlasiet visas idejas un pārliecinieties, ka visi dalībnieki piekrīt visu ideju piederībai konkrētajā grupā. Ja kādam no dalībniekiem ir šaubas un jautājumi, pārrunājiet tos un, ja nepieciešams, pārgrupējiet idejas tik ilgi, līdz visi dalībnieki ir mierā ir izveidoto grupējumu.
   Pēc tam, kad esat apmierināti ar izveidotajām grupām, jūsu nākamais uzdevums ir atrast atbilstošāko nosaukumu katrai no grupai. Iespējams, ka nosaukums ir acīmredzams, taču tik pat labi tas var arī nebūt tik acīmredzams. Tad padomājiet par to, kas ir kopīgs visām šī idejām? Vai visām šīm idejam ir kāda kopīga īpašība? Varbūt ir kas kopīgs to iespējamās realizācijas veidā vai arī piederībā? Meklējiet kopīgo un nosaukumu, līdz tas ir skaidrs un visi dalībnieki tam piekrīt. Piebildīšu, ka tādus nosaukumus kā “Citi”, “Risinājums 1”, “Risinājums 2” un “Dažādi” izvēlēties nevajadzētu. Nosaukuma meklēšanas jēga ir ne tikai pareizo vārdu atrašanā, bet patiesībā dziļākas izpratnes iegūšanā par aprakstītajām idejām un iespējām. Ļoti iespējams, ka nosaukuma meklēšanas laikā jūs varat izdomāt grupu tomēr sadalīt divās vai vairākās citās, vai arī jau atkal tās pārgrupēt.
   Kad katrai no izveidotajām grupām un arī solo zvaigznēm esat atraduši īstos nosaukumus, varat pāriet pie nākamā soļa.
5. Soļa mērķis: Novērtē, vai mērķis ir sasniegts
   Apskatot katru no grupām, pārliecinities, vai ir izpildīti uzdevuma sākumā izrunātie mērķi un noteikumi, ja tādi, protams, bija.
   Vai grupās apvienotās idejas un paši grupu nosaukumi atbilst izvirzītajiem mērķiem? Vai grupas nav par lielu vai par mazu? Pat tad, ja spēles sākumā netika noteikts maksimālais ideju skaits, kas drīkstētu atrasties vienā grupā, kopējās vadlīnijas tomēr iesaka vienā grupā neturēt vairāk par desmit idejām. Ja jūsu grupā ir vairāk par desmit idejām, visticamāk jūs tomēr varat tās sadalīt precīzākās apakšgrupās ar mazāku ideju skaitu.
6. Soļa mērķis: Balso, ja nepieciešams
   Apsveicu, jūs esat samazinājis savu apstrādājamo darba kopumu uz pārskatāmām un saprotamām tēmām (grupas). Tas jau ir labs solis uz priekšu.
   Taču ļoti iespējams, ka turpmāk plānotajās aktivātēs, jūs turpināsiet darboties tikai ar vienu no šīm grupām. Iespējams to, kas visiem šķiet visnozīmīgākā? Varbūt to, kas prasītu vismaz ieguldījumus vai arī būtu visātrāk realizējamā? Vai tieši otrādi – varbūt turpināsiet ar šķietami vissarežģītāko grupu cerībā, ka pēc tās realizēšanas ieguvums būs vislielākais?
   Un kā gan izvēlēties nākotnes mērķim visatbilstošāko grupu? Protams, ar balsošanas palīdzību. Ozmantojiet balsošanu un atrodiet savu konkrētajā mirklī, konkrētajai vajadzībai prioritāro grupu. Rakstā par balsošanas metodi esmu aprakstījusi, kā tā darbojas, ja nepieciešams atsvaidzināt atmiņu.

Kad šo metodi izmantot?

Iesaku šo metodi izmantot jebkurā no situācijām, kad jūsu priekšā stāv vismaz 10 dažādu iespēju un nevarat izlemt, ko ar viņām visām iesākt. No kura gala sākt, ar ko sākt pirmo un ko atstāt uz „iespējams nekad”. Pārāk daudz izvēļu mūs paralizē un mēs tērējam pārāk daudz laika un enerģijas domāšanai, modelēšanai, sacerēšānai, futurēšanai un pārdomāšanai. Lai sev to aiztaupītu, izvēles kopas sašaurināšana ir labs sākums. Pie tam, grupēšanas mērķis var būt ne tikai saturiskās līdzības atrašana, bet varam arī grupēt lietas kategorijās „steidzami”, „svarīgi”, „iespējams”, „ne tagad”.

Profesionālajā dzīvē

• Ideju apstrāde pēc prāta vētras sesijām;
• Risinājumu apstrāde pēc scenāriju modelēšanas sesijas;
• Atsauksmju apkopošana pēc apmācību sesijām;
• Risku un problēmu apstrāde pēc audita vai iekšējās pārbaudes;
• Viedokļu apkopošana pēc kvalitatīvas aptaujas;
• Klientu atsauksmju apstrāde;
• u.c.

Personīgāja dzīve

• Ideju apstrāde pēc prāta vētras sesijām;
• Ideju / risinājumu / lietu reorganizācija;
• Spēles kopā ar bērniem (atjautīgā grupu un saistību atklāšana);
• u.c..

Kad šī metode neder?

Šo metodi nebūs vērtības izmantot situācijās, kad izvēļu kopu patiesībā sašaurināt nav nepieciešams, kā arī gadījumā, ja ir skaidra ideju (darbu) realizācijas secība. Viens no metodes lielākajiem ieguvumiem ir sakārtot daudzu elementu kopu un atvieglot darbu ar šiem elementiem. Taču to ir vērts darīt, protams, tikai tad, ja ir iespējama elastībā sagatavošanā, izpildījumā un rezultātu apstrādē.

Patika šī metode un aprakstītais?

Atsūti man ziņu par to.

Priecāšos, ja savā ziņā iekļausi to, kas Tev patika, to, ko Tu gribētu uzlabot (citiem vārdiem - Tev nepatika) vai arī jebko, ko, Tavuprāt būtu vērts pamēģināt. Piemēram, varbūt gribi pieteikties un piedalīties ar mani kādā no eksperimentiem?

Varbūt Tev ir pieredze šīs metodes izmantošanā?

Ļoti priecāšos par to dzirdēt. Dod ziņu.

Nav komentāru

Komentēt